Пандемия коронавируса переместила многих из нас из офисов в дома. Владельцы «сервисных» компаний, опасаясь остановки работы отделов и даже целых предприятий, предпочитают, чтобы их сотрудники работали удаленно, а не подвергались опасности заражения COVID-19, присутствуя в офисах.
Большинство компаний сокращают свой штат сотрудников, понимая, что в ближайшие несколько лет они не вернутся к прежней модели работы. Все встречи также перенесены в сеть с сотрудниками — это касается как совместной работы проектных команд, так и общения с клиентом. Несмотря на необычные условия работы, мы все хотим, чтобы наши контакты с другими были максимально профессиональными.
Вот почему сегодня мы представляем свод правил, которые следует учитывать во время будущих видеоконференций.
В данной статье речь пойдет о:
Отправьте приглашение заранее
Если видеозвонок запланирован заранее или это будет периодически организованная командная встреча, приглашение на собеседование необходимо заранее отправить на электронные почтовые ящики собеседников.
Помните, что не все ваши собеседники используют тот же инструмент видеоконференцсвязи, что и вы. Часто они хотят установить программное обеспечение на свой компьютер, возможно, они хотели бы увидеть, как оно работает, прежде чем присоединиться к беседе. Предоставьте возможность каждому познакомиться с программой. Нет ничего хуже, чем решение технических проблем за 5 минут до или во время видеовстречи.
Познакомьтесь с инструментом, над которым работаете
Сегодня прямые трансляции кажутся простыми и приятными. Несмотря на то, что инструменты потоковой передачи становятся все более и более интуитивно понятными, у нас все еще есть много проблем с ними. Он не наказывает и использует всех ежедневно, поэтому ему не нужно эффективно ориентироваться в нем. Мы часто думаем, что знаем инструмент, но когда нас просят, например, предоставить общий доступ к рабочему столу, мы паникуем. Избегайте стрессовых ситуаций на онлайн-встрече. Поэтому перед запланированной встречей стоит спокойно проверить все функции данного программного обеспечения.
Ожидание собеседников
Если вы являетесь инициатором и организатором видеовстречи, то, как и в обычной жизни, следует ожидать ее участников. Ситуация, в которой участник входит в прямую трансляцию, где никого не будет, иметь место не должна, особенно если это видео-разговор с клиентом или потенциальным клиентом. Поэтому не забудьте включить камеру за 5-10 минут до официального начала встречи.
Установите ракурс заранее
Многие из текущих программ потокового вещания позволяют нам предварительно просмотреть изображение с камеры перед тем, как присоединиться к собранию. Воспользуйтесь этим и установите для себя наилучший возможный ракурс.
Если вы не можете найти хороший фон для видеозвонков дома, помните, что вы можете использовать виртуальный фон, который предлагает большинство программ. Убедитесь, что в раме нет двери. В конце концов, один из членов вашей семьи может войти в комнату в любое время, не зная, что вы совершаете видеозвонок.
Также не садитесь перед окном, яркий солнечный свет из-за вашей спины сводит камеру с ума и ваше изображение будет практически незаметным.
Не бойся выключить звук
Это хорошая привычка выключать микрофон, когда вы не говорите. Это часто устраняет фоновый шум, реверберацию или непредвиденные звуки, например, от соседа с дрелью. Вашему собеседнику легче сосредоточиться на том, что вы говорите.
Закройте окна
Речь идет не об окнах в вашем доме, а о вкладках браузера, которые у нас обычно много активированы. Мы не обращаем на это внимания ежедневно. Однако, особенно когда вы предоставляете общий доступ к рабочему столу, хорошо контролировать, что ваши собеседники могут найти на нем.
Позаботьтесь о своей конфиденциальности перед встречей.
Используйте наушники
Деловые встречи часто затрагивают множество деликатных вопросов. Многие из них являются конфиденциальными, возможно, не строго охраняемым секретом компании, но они предпочли бы не разглашать содержание деловых переговоров. В таких ситуациях стоит надеть наушники. Они также будут полезны, когда вы хотите избавить членов вашей семьи от участия в вашем собрании.
Отправить резюме беседы
Краткое описание встречи — хорошая практика, будь то встреча в прямом эфире или онлайн-видеоконференция. Несколько предложений, суммирующих наиболее важные моменты разговора, позволяют подтвердить окончательную позицию, а также свидетельствуют о высоком профессионализме.
